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Créer, envoyer et gérer des factures sans effort avec des factures

La facturation peut être pénible, surtout si vous êtes un pigiste, car votre force peut être dans l'écriture, la conception ou le développement web, et non dans la comptabilité. Gérer cela manuellement vous donnera probablement des maux de tête, en particulier lorsque vous êtes pressé de respecter les délais.

À moins d'avoir le budget pour obtenir votre propre comptable, il est temps de commencer à chercher un outil qui peut répondre à tous vos besoins de facturation. À cette fin, laissez-nous vous présenter Billbooks.

Billbooks est un service de facturation en ligne basé sur le cloud qui vous aide à créer, envoyer et gérer vos factures et, en plus de cela, vous aider à surveiller vos finances. Il a un certain nombre de fonctionnalités et une excellente structure de prix qui s'adresse aux indépendants et petites startups. Jetons un coup d'oeil aux Billbooks et à ce qu'ils ont à offrir.

Premiers pas avec les livres de poche

Billbooks est un service en ligne basé sur le cloud qui vous aide à gérer les factures de votre entreprise. Au lieu de la connexion au réseau social habituel, l'enregistrement nécessite le nom de votre société, votre nom, une adresse e-mail, un nom de domaine et un mot de passe.

Lors de l'inscription, vous serez redirigé vers l'interface principale de Billbooks.

La barre de menus sur le côté gauche du tableau de bord répertorie les quatre types d'éléments que vous pouvez créer dans les livres de poche. Billbooks prend en charge les raccourcis clavier pour naviguer entre ces quatre éléments, à savoir Facture (I), Estimation (E), Client (C) et Dépense (X). Vous avez également accès à des vues de liste pour tous ces éléments, où vous pouvez gérer et modifier des éléments.

Gérer vos besoins de facturation

Voyons d'abord comment créer et gérer vos factures.

Factures

L'écran Nouvelle facture de Billbooks est un outil complet de création de facture, avec tous les champs dont vous aurez besoin pour une facture appropriée. Vous avez la possibilité de spécifier les destinataires de la facture (de votre côté et du côté du client), d' intituler la facture, ainsi que d'ajouter de nouvelles lignes, articles et taxes à Billbooks.

Il existe également un panneau latéral Paramètres rapides dans lequel vous pouvez personnaliser la devise, la date d'échéance, si la facture est récurrente et si des frais de transport ou des remises s'appliquent à la facture.

Les factures sont catégorisées en Brouillon, En attente, Fermé, Différend et Récurrent . Vous pouvez déplacer une facture d'une catégorie à la suivante à partir de la barre latérale de la vue des factures, telle que Créer en attente dans la vue Brouillon des factures. C'est également là que vous pouvez envoyer, éditer, imprimer, dupliquer et supprimer des factures provisoires.

Notez que le fait de cocher l'option Récurrente dans la barre latérale Paramètres rapides d' une facture ignore l'étape Brouillon et envoie la facture directement à la catégorie Périodicité. Si vous avez besoin de suivre l'historique de vos factures, vous trouverez une section Historique qui indique quand une facture a été modifiée.

Estimations

Si vous avez besoin d'envoyer des devis (ou des devis), c'est ici que vous les créez. L'écran Nouvelle estimation est presque identique à l'écran Nouvelle facture, avec quelques différences. Il y a moins d'options dans le panneau latéral Paramètres rapides et un ensemble différent d'options de barre latérale lorsque vous affichez l'estimation.

Les estimations ne sont pas catégorisées comme des factures; vous n'avez que des catégories Brouillon et Envoyé pour les estimations. La barre latérale semble donc un peu différente, avec une option Convert To Facture à la place de Make Pending .

Ne vous inquiétez pas si vous avez beaucoup de factures et d'estimations à gérer. Billbooks dispose d'une fonction de recherche en direct qui vous permet de rechercher rapidement dans vos documents.

Il existe également des options de prévisualisation rapide, accessibles depuis le triangle orienté vers le bas à droite d'une facture ou d'une estimation. Cet aperçu rapide vous permet d'avoir un aperçu rapide de la facture sans l'ouvrir.

Fait avec une facture ou une estimation? Ensuite, envoyez-le par e-mail. Billbooks vous permet même de joindre des fichiers à vos factures et devis . Il prend également en charge les formats tels que DOC, XLS, PDF, PPT, PNG, JPG et ZIP. Il y a une limite de taille de fichier de 5 Mo pour les pièces jointes.

Gérer les clients et les dépenses

Vous pouvez gérer vos comptes clients via l'option client. Le bouton Client ouvrira une fenêtre flottante pour créer un nouveau client pour vos factures et devis. À ce stade, vous n'avez pas à remplir tous les champs. Billbooks ne nécessite qu'un nom de société et les coordonnées de votre contact principal. Cependant, il est bon de remplir toutes les informations à des fins d'archivage.

Le support multilingue de Billbooks est pratique ici, car vous pouvez sélectionner la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer les factures en fonction des préférences de votre client. Les langues prises en charge sont l'anglais, le néerlandais, l'espagnol, l'allemand et le français.

Dépenses de suivi

Comme l'option Client, l'option Dépenses ouvre une fenêtre flottante qui vous permet de créer une nouvelle dépense, pour le suivi des dépenses et la création de rapports de Billbooks. Vous pouvez également classer ces dépenses par catégorie et les affecter à des clients particuliers, le cas échéant.

Si vous voulez voir toutes vos dépenses, vous pouvez cliquer sur Dépenses dans la barre latérale de gauche. Cela vous amènera à votre vue Dépenses, où vous pourrez filtrer et trier vos dépenses par date, client et catégorie, entre autres. Vous pouvez également modifier et créer de nouvelles dépenses ici.

Rapports de profits et pertes

Enfin, Billbooks a une section spéciale sur la génération de rapports de profits et pertes pour votre entreprise. Ce n'est pas l'outil le plus complet disponible, mais encore une fois, ce n'est pas un spectacle commun dans les applications de facturation.

Vous pouvez choisir la période du rapport, soit annuelle, semestrielle ou trimestrielle. Vous pouvez également définir une date de fin pour le rapport et choisir de voir les revenus basés sur la trésorerie ou sur les revenus cumulés .

Le rapport peut ensuite être téléchargé en PDF ou exporte en format Excel ou CSV . Vous pouvez également imprimer le rapport directement depuis votre navigateur.

Options de paiement

Billbooks prend en charge de nombreuses options de paiement, ce qui est une bonne nouvelle pour vous et vos clients. Sous Mode de paiement, vous pouvez lier vos factures à des services de paiement tels que PayPal pour les transferts en ligne et Stripe pour recevoir le paiement par carte de crédit.

Bien sûr, vous aurez besoin d'avoir un compte avec l'un de ces services avant de pouvoir les intégrer dans vos factures. L'intégration de l'un de ces services dans vos factures ajoute une option Effectuer un paiement, que les clients peuvent utiliser pour effectuer leurs paiements.

Limites

Dans l'ensemble, Billbooks est un service incroyablement utile, mais n'est pas sans certaines limites. Par exemple, vous ne pouvez pas créer votre propre présentation de facture et ne pouvez choisir que quelques modèles prédéfinis. La fonction de facturation récurrente n'est pas non plus très flexible, avec des délais prédéfinis que vous ne pouvez pas adapter à vos besoins.

Conclusion

Néanmoins, l'une des meilleures choses à propos de Billbooks est son système de tarification: il n'y a pas de frais d'abonnement mensuels ou annuels à payer . Au lieu de cela, vous achetez un paquet prépayé de factures. Les forfaits prépayés commencent à 10 $ pour 20 factures jusqu'à concurrence de 60 $ pour 200 factures .

Lors de votre première inscription, vous recevez également 3 factures gratuites pour essayer les livres de poche. Les estimations ne sont pas comptabilisées dans vos factures prépayées. Vous pouvez donc créer autant d'estimations que vous le souhaitez et ne seront facturées que lorsque vous enverrez vos factures.

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