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19 scripts Google Apps utiles pour automatiser Google Drive

Google Drive offre d'excellentes fonctionnalités pour stocker et travailler avec différents types de fichiers, mais il manque certaines fonctionnalités qui sont cruciales pour votre travail. Google Apps Scripts est un langage de script facile à utiliser pour faire avancer les choses, qui ne sont pas disponibles dans Drive.

Il existe des scripts qui peuvent vous permettre de lire / extraire du texte à partir d'images, de convertir des fichiers, de sauvegarder automatiquement des photos sociales ou de stocker des pièces jointes Gmail. La plupart des scripts vous permettent également d'automatiser ces services.

Voyons comment utiliser les scripts Google Apps pour combler les trous manquants dans Google Drive et faire beaucoup plus de choses sans outils tiers.

Prérequis: comment exécuter les scripts Google Apps

Pour créer et exécuter un script dans Drive, procédez comme suit:

  1. Créer / ouvrir un document Google ou une feuille Dans le menu Outils, sélectionnez Editeur de script .
  2. Supprimez le code existant et ajoutez votre code. Allez dans Fichier > Enregistrer > ajouter le nom du script> Cliquez sur OK .
  3. Pour exécuter, cliquez sur ►, ou dans le menu Exécuter, sélectionnez une fonction. Si vous exécutez le script pour la première fois, il vous demandera votre authentification. Vérifiez les autorisations requises et cliquez sur Autoriser .
  4. Une barre jaune apparaîtra au centre-dessus, pour indiquer que le script est en cours d'exécution.

Veuillez noter que ces étapes concernent les scripts généraux et que certains scripts peuvent nécessiter l'exécution d'instructions supplémentaires spécifiques.

Convertir et envoyer par courriel des feuilles Google

Ce qu'il fait:

  • Convertit des feuilles de calcul Google en PDF et les envoie via votre compte Gmail
  • Vous permet de convertir et d'envoyer une seule feuille en utilisant son identifiant de feuille.
  • Envoyez le PDF à plusieurs personnes en ajoutant leurs adresses, séparées par des virgules.

Scénario d'utilisation:

Il est utile dans des scénarios comme lorsque vous souhaitez envoyer des données de marketing à un tiers, mais que vous ne souhaitez pas partager la totalité de la feuille de calcul. Vous pouvez utiliser ce script pour envoyer une version PDF. De cette façon, les données requises sont partagées sans compromettre l'ensemble de l'information de votre feuille de calcul.

Convertir des images en texte en utilisant OCR

Ce qu'il fait:

  • Convertit les images en documents texte en utilisant la technologie OCR; les enregistre dans votre lecteur.

Scénario d'utilisation:

Ce script s'avère bénéfique dans les situations où vous devez éditer du texte en imges ou faire des recherches sur un grand nombre d'images. Il rend les images converties modifiables et consultables. Il économise votre temps et vos efforts et donne des résultats de texte fiables, car il utilise la technologie OCR native de Google.

Suivi des éditeurs de fichiers dans Google Drive

Ce qu'il fait:

  • Recherche les modifications apportées par l'utilisateur aux fichiers natifs de Google Drive.
  • Affiche les dates et heures de modification du fichier ainsi que le nom et l'adresse e-mail des utilisateurs qui ont apporté les modifications à vos documents / fichiers partagés.

Scénario d'utilisation:

Ce script est utile pour suivre les modifications apportées à votre lecteur, y compris les feuilles, documents, présentations et autres formats Google Drive.

Enregistrer une page Web sur Google Drive

Ce qu'il fait:

  • Enregistre ou sauvegarde une page Web sur n'importe quelle URL de Google Drive.
  • Récupère la page Web et enregistre la même chose que le fichier HTML (par défaut) ou votre extension configurée.
  • Maintient une structure de dossier agréable pour stocker plusieurs pages Web ou leurs copies.

Scénario d'utilisation:

Ce script est très utile pour les chercheurs, les universitaires, les blogueurs et autres qui ont besoin de faire des recherches sur de nombreux sites Web et pourraient avoir besoin de les enregistrer pour référence future. N'oubliez pas de modifier RESOURCE_URL dans l'extrait du lien que vous souhaitez télécharger.

Envoyer un document Google par courrier électronique

Ce qu'il fait:

  • Envoie un document Google par e-mail à n'importe qui et place le contenu du document dans le corps de l'e-mail (plutôt que dans une pièce jointe).
  • Convertit le document en HTML et envoie le même par courrier électronique

Scénario d'utilisation:

Si vous voulez envoyer quelque chose non pas en pièce jointe mais dans le cadre de l'e-mail, c'est ce qui fait le travail. Notez que vous devez changer documentId, destinataire, sous réserve de leurs valeurs réelles dans la 4ème ligne.

Héberger un site Web sur Google Drive

Ce qu'il fait:

  • Héberger un site Web statique, y compris des fichiers comme HTML, CSS, JS, image, podcast, etc sur Google Drive. (Le lecteur ne peut pas être utilisé pour servir des sites dynamiques comme ceux qui utilisent des backends PHP ou Java.)

Scénario d'utilisation:

Ce script est utile lorsque vous ne souhaitez pas acheter un plan d'hébergement ou un domaine pour votre site. C'est entièrement gratuit et les serveurs de Google sont beaucoup plus rapides que de nombreux fournisseurs d'hébergement dans le monde.

Télécharger les photos Instagram pour conduire

Ce qu'il fait:

  • Télécharge plusieurs photos Instagram et les enregistre automatiquement dans votre lecteur.
  • Télécharger des photos en utilisant certains tags ou à partir de n'importe quelle URL Instagram spécifique.
  • Les images sont conservées dans un dossier distinct dans Drive pour faciliter la maintenance.

Scénario d'utilisation:

C'est utile pour les fans d'Instagram, les collectionneurs et les chercheurs qui gèrent des sauvegardes de données dans Drive.

Convertir un document Google en Markdown

Ce qu'il fait:

  • Convertit un document Google au format markdown (.md) .
  • Il vous envoie le document converti avec des images automatiquement. (Notez qu'il peut s'agir de problèmes avec des données utilisant un formatage complexe.)

Scénario d'utilisation:

C'est utile pour les blogueurs et les éditeurs qui utilisent régulièrement le format markdown pour publier en ligne. En utilisant ceci, ils peuvent éviter le travail manuel de convertir leur contenu pour chaque brouillon.

Définir l'expiration automatique pour les données partagées

Ce qu'il fait:

  • Définit un intervalle d' expiration automatique sur les fichiers et dossiers partagés dans Drive
  • Supprime automatiquement l' accès aux autres utilisateurs après la période définie (d'expiration automatique).

Scénario d'utilisation:

Ce script est utile pour permettre un accès limité aux données de votre lecteur et vous évite de vous soucier d'oublier de partager des données. Cette fonctionnalité est déjà disponible pour les utilisateurs de Google Apps for Work, mais si vous êtes un utilisateur libre, alors c'est pour vous.

Enregistrer les pièces jointes Gmail dans Drive

Ce qu'il fait:

  • Extrait et enregistre toutes les pièces jointes Gmail dans un dossier particulier de votre lecteur.
  • Notifier la progression des pièces jointes récupérées, par courrier électronique, mais nécessite la configuration des préférences de notification.

Scénario d'utilisation:

Si vous préférez stocker des pièces jointes dans des stockages de cloud comme Drive, alors c'est le script à obtenir.

Rechercher tous les fichiers dans Google Drive

Ce qu'il fait:

  • Recherche tous vos fichiers dans le lecteur et affiche les résultats dans un style simple à digérer dans une feuille Google.
  • Prend en charge les documents, feuilles, présentations et quelques autres formats de texte.

Scénario d'utilisation:

Rechercher à travers vos fichiers et piles de données rapidement avec cela.

Répertorier le répertoire dans Google Drive

Ce qu'il fait:

  • Répertorie récursivement tous les fichiers et dossiers du répertoire Google Drive
  • Ecrire ces données dans un format facile à voir dans une feuille de calcul.

Scénario d'utilisation:

Bon pour donner un sens à toutes les données de votre Drive, et à des fins de gestion de fichiers. Notez que pour que ce script fonctionne, vous devez d'abord définir folderId dans le code. Un identifiant de dossier est tout ce qui suit la partie « dossiers » de l'adresse d'un dossier.

Convertir Google Docs en HTML

Ce qu'il fait:

  • Convertit Google Docs au format HTML pour faciliter le partage ou l'utilisation dans des pages Web ou des éditeurs de code source.
  • Prend en charge diverses balises HTML de base ou des options de formatage, mais comprenez qu'il ne fonctionne pas très bien pour le formatage de texte complexe.

Scénario d'utilisation:

Utile surtout pour les écrivains, les blogueurs et les éditeurs à la recherche d'articles pour des outils compatibles HTML. N'oubliez pas de définir les variables KEY et FILE_ID dans le code.

Combiner les données de plusieurs feuilles

Ce qu'il fait:

  • Fusionne les données de plusieurs feuilles d'une feuille de calcul particulière en une seule feuille dans la feuille de calcul en cours.

Scénario d'utilisation:

Ce script est utile dans les situations où vous avez plusieurs feuilles de données communes (y compris les en-têtes communs et la structure) et que vous souhaitez les combiner en une grande feuille de données.

Exporter des feuilles de calcul Google vers des fichiers CSV

Ce qu'il fait:

  • Exporte les feuilles de la feuille de calcul en cours sous forme de fichiers CSV individuels dans Drive.

Scénario d'utilisation:

Il est utile pour les personnes qui utilisent régulièrement Sheets pour la gestion et le stockage des données et requièrent des données au format CSV pour le partage ou l'utilisation dans d'autres applications. Sans cela, Google Sheets convertit et télécharge une feuille à la fois.

Après avoir copié le code dans l'éditeur de script, rouvrez cette feuille de calcul et consultez le menu Modules complémentaires .

Convertir une feuille Google en facture PDF

Ce qu'il fait:

  • Convertit une feuille particulière en une facture PDF et l'enregistre sur votre Drive.

Scénario d'utilisation:

Bon pour les utilisateurs qui utilisent régulièrement l'écosystème Google Apps comme outil de travail et qui doivent traiter les factures de produits et autres.

Télécharger une URL directement sur Google Drive

Ce qu'il fait:

  • Télécharge un fichier individuel (ou plusieurs fichiers) d'une URL spécifique vers votre lecteur automatiquement.
  • Les fichiers sont enregistrés dans un dossier spécifique dans le lecteur et il peut facilement télécharger plusieurs fichiers à partir de plusieurs liens à condition qu'il soit donné un à la fois.

Scénario d'utilisation:

Pour les personnes qui souhaitent conserver les données du Web dans Drive. Tout ce dont il a besoin est le lien de la page dont vous avez besoin. Pour l'utiliser, copiez le code dans l'éditeur de script et accédez à Publier > Déployer en tant qu'application Web ...

Télécharger les profils Google+ dans Google Sheets

Ce qu'il fait:

  • Récupère les données des profils Google+ disponibles publiquement sur une feuille Google. Les données extraites incluent le nom, les informations de travail, l'image de profil et plus encore.
  • La seule entrée requise est l'identifiant de profil de la personne pour laquelle vous souhaitez obtenir des données et cela fonctionne pour plusieurs profils.

Scénario d'utilisation:

Ceci est extrêmement utile pour la saisie de données et les analystes de médias sociaux pour la collecte de données.

Convertir des pièces jointes PDF en texte brut

Ce qu'il fait:

  • Convertit toutes les pièces jointes PDF de Gmail au format texte brut pour faciliter le partage / le stockage
  • Vous pouvez spécifier la langue d'origine du PDF (pour extraire le texte) et enregistrer les fichiers texte brut en sortie avec les fichiers PDF d'origine dans Google Drive.

Scénario d'utilisation:

Vous recevez régulièrement des fichiers PDF par e-mail et vous souhaitez les enregistrer dans Drive sous forme de texte original ou en clair. Il fait le travail en lots.

Comment avez-vous trouvé cette liste? Connaissez-vous d'autres scripts Google Apps qui facilitent la vie d'un utilisateur Drive? S'il vous plaît laissez-nous savoir en utilisant la section des commentaires ci-dessous.

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